Praxisübernahme in der KFO: Was vom Alten bleiben darf und was weg muss

Eine Mutter ruft an. Ihre Tochter trägt seit anderthalb Jahren eine feste Zahnspange, der nächste Kontrolltermin steht an. Im Wartezimmer hat sie gelesen, dass die Praxis einen neuen Inhaber hat. Sie fragt vorsichtig: „Behandelt meine Tochter jetzt jemand anderes?“

Zwischen dieser Frage und der Antwort darauf liegt die ganze Herausforderung einer Praxisübernahme.

Sie kaufen keine Räume, Sie kaufen Vertrauen

Die Übernahme ist längst der Normalfall. Laut InvestMonitor Zahnarztpraxis von IDZ und apoBank wurden 2024 in über 90 Prozent der Fälle bestehende Praxen übernommen, nur gut sieben Prozent waren echte Neugründungen. Eine Einzelpraxis zu übernehmen kostete im Schnitt 450.000 Euro, eine neu zu gründen 853.000 Euro.

Wer übernimmt, investiert also deutlich weniger und hat trotzdem vom ersten Tag an ein volles Terminbuch. Denn mit dem Kaufpreis bezahlen Sie nicht nur Einrichtung und Geräte, sondern auch den ideellen Wert der Praxis, und der besteht vor allem aus ihrem Patientenstamm. In der Kieferorthopädie wiegt dieser Stamm besonders schwer: Viele Patienten sind mitten in einer Behandlung, die sich über Jahre zieht, und ihre Eltern haben sich bewusst für eine bestimmte Person entschieden. Das Vertrauen ist also da. Es gehört nur noch nicht Ihnen.

Zwei Wege, die beide schiefgehen

Der erste Weg ist der Tapetenwechsel über Nacht. Neues Logo, neue Abläufe, neues Material, alles ab dem ersten Tag. Für Sie fühlt sich das wie ein Neuanfang an. Für Patienten und Team ist es ein Bruch, und mit dem Vertrauten verschwindet auch ein Teil des Vertrauens.

Der zweite Weg ist das Gegenteil: aus Rücksicht nichts anfassen. Nach zwei Jahren sind Sie immer noch „der Neue“, und die Praxis trägt die Handschrift eines anderen. Die Patienten merken keinen Unterschied. Sie selbst merken ihn jeden Tag.

Der richtige Weg liegt dazwischen. Er braucht vor allem eine Reihenfolge.

Zwei Lager in einem Team

Wir haben erlebt, wie es ohne diese Reihenfolge aussieht. Als Praxismanagerin kam Kristina in ein Team, das gerade eine Übernahme hinter sich hatte. Was sie dort vorfand, waren zwei Lager. Auf der einen Seite stand der neue Inhaber, der vieles ändern wollte, und zwar schnell. Auf der anderen Seite stand ein Team, das sich den alten Chef zurückwünschte und in seinen Abläufen fest eingespielt war. Jede Änderung kam dort als Kritik am Bisherigen an, und jedes „Das haben wir immer so gemacht“ kam beim Inhaber als Blockade an. Die Spannung lag über dem ganzen Praxisalltag.

Dabei hatten beide Seiten recht. Der neue Inhaber trägt jetzt das Risiko und will die Praxis so führen, wie er behandeln möchte. Das Team hatte Abläufe, die über Jahre funktioniert hatten, und Beziehungen zu Patienten, die kein neuer Chef von heute auf morgen ersetzt.

Wie weit so ein Konflikt gehen kann, zeigt ein Praxisbericht auf ZWP online: Dort hat ein Übernehmer das alte Team nach einem Jahr komplett ausgetauscht, weil er den Satz „Das haben wir aber immer so gemacht“ nicht mehr hören konnte. Das ist ein teurer Weg, gerade weil ZFA heute der Engpassberuf Nummer eins ist. Rechtlich ist er ohnehin nicht der Ausgangspunkt: Nach § 613a BGB gehen alle Arbeitsverhältnisse bei der Übernahme zu unveränderten Bedingungen auf den neuen Inhaber über. Das Team kommt also mit, und die eigentliche Frage ist, wie Sie es gewinnen.

Aus unserer Erfahrung helfen dabei drei Dinge:

• Erst verstehen, dann ändern. Hinter vielen Abläufen steckt nur Gewohnheit, hinter manchen aber Erfahrung. Wer in den ersten Wochen zuschaut und nachfragt, erkennt den Unterschied.
• Das Warum erklären. Eine Änderung mit Begründung ist ein Vorschlag. Eine Änderung ohne Begründung ist ein Urteil über die Vergangenheit.
• Die Brücken nutzen. Die Mitarbeiterin, die seit zwölf Jahren am Empfang sitzt, kennt die Familien. Wenn sie hinter Ihnen steht, stehen die Patienten oft auch dahinter.

Behalten, weiterentwickeln, ersetzen

Für jeden Bereich der Praxis lohnt sich dieselbe Frage: Hängt hier Vertrauen dran, oder nur Gewohnheit? Daraus ergeben sich drei Stufen.

Behalten, was Vertrauen trägt und schwer zurückzugewinnen ist. Dazu gehören die vertrauten Gesichter im Team, die Telefonnummer, das Google-Unternehmensprofil mit seinen Bewertungen, die Domain der Website und der gewohnte Rhythmus laufender Behandlungen.

Weiterentwickeln, was gut funktioniert, aber Ihre Handschrift braucht. Das sind das Erscheinungsbild, die Sprache auf Website und Social Media, das Wartezimmer, der Ablauf der Erstberatung und die Art, wie Eltern über Behandlungsschritte informiert werden.

Ersetzen, was Ihrem Behandlungskonzept widerspricht oder nur aus Gewohnheit existiert. Das können Bracketsysteme, Aligner-Partner, Material, Software, Formulare oder veraltete Geräte sein. Hier hilft es oft, Neues zuerst bei neuen Fällen einzuführen und laufende Behandlungen im bewährten System zu Ende zu führen. So lernt das Team das Neue Schritt für Schritt, und kein Patient wird mitten in der Behandlung umgestellt.

Laufende Behandlungen: das KFO-Sonderthema

Kaum eine Fachrichtung übernimmt so viele offene Fälle wie die Kieferorthopädie. Die Behandlungspläne stammen vom Vorgänger, sind längst genehmigt und werden über Abschläge abgerechnet, die quartalsweise weiterlaufen. Wer welche Abschläge bis zu welchem Stichtag abrechnet, muss vor der Übergabe sauber geregelt sein. Sonst entstehen Lücken in der Abrechnung oder Streit mit dem Abgeber, und beides können Sie in den ersten Monaten nicht gebrauchen.

Dazu kommt das Team: Es kennt die Fälle, aber vielleicht nicht jede Feinheit der Abrechnung, die der Vorgänger selbst im Blick hatte. Genau hier unterstützen wir. Kristina geht die laufenden Fälle gemeinsam mit Ihrem Team durch, damit nichts verloren geht und Ihr Team sicher wird. Warum gerade die KFO-Abrechnung so viel Erfahrung verlangt, beschreiben wir in unserem Artikel zur Abrechnung im Praxisalltag.

Für die Eltern zählt dagegen nur eine Botschaft: Das Behandlungsziel bleibt, und Ihr Kind ist weiter in guten Händen. Diesen Satz sollte jede Person im Team sagen können, am Telefon genauso wie am Behandlungsstuhl.

Der Auftritt: erst die Grundlagen sichern, dann den Stempel setzen

Beim Auftritt denken die meisten zuerst an ein neues Logo. Wichtiger ist zunächst das, was niemand sieht.

Das Google-Unternehmensprofil. Die Bewertungen hängen am Profil, nicht an der Person. Wer das alte Profil löscht und ein neues anlegt, fängt bei null Sternen an. Besser ist es, das Profil zu übernehmen und die Angaben zu aktualisieren. Wie viel diese Sterne für neue Patienten bedeuten, zeigt unser Artikel über Google-Bewertungen.

Domain und Website. Die Domain gehört in den Kaufvertrag. Bekommt die Website eine neue Struktur, sollten alte Adressen auf die passenden neuen Seiten weiterleiten. Sonst verlieren Sie, was Google über Jahre über diese Praxis gelernt hat.

Telefonnummer, Praxisschild, Verzeichnisse. Unspektakulär, aber jede Stelle mit veralteten Angaben kostet Patienten.

Erst danach kommt die sichtbare Identität, und hier dürfen Sie Ihren Stempel setzen. Ein neues Erscheinungsbild muss dabei nicht alles auslöschen, was vorher da war. In dem Praxisbericht auf ZWP online hat derselbe Übernehmer die vorhandenen Behandlungsstühle in Dunkelgrau und Gelb behalten und ihre Farben zur Palette seines neuen Logos gemacht. Das Alte wurde so zur Grundlage des Neuen.

Auch die Botschaft an die Bestandspatienten darf Brücken bauen. Eine Zahnärztin aus Hanau hat ihre Praxis nach zehn Jahren neu aufgestellt und ihren Patienten früh einen einzigen Satz mitgegeben: „Wir sind immer noch wir, nur in neuer Optik.“ Für eine Übernahme lässt er sich leicht umdrehen: Wir sind neu, aber das, was Sie hier geschätzt haben, bleibt.

Wie stark sich Ihre Praxis danach vom Branchenstandard abhebt, entscheiden Sie. Warum sich der Mut zu einer eigenen Identität lohnt, beschreiben wir in unserem Artikel über die Vergleichbarkeitsfalle.

Sonderfall Generationswechsel

Nicht jede Übergabe ist ein Kauf unter Fremden. Wenn eine Praxis in der Familie bleibt, ist das Vertrauen in den Namen gewissermaßen mitvererbt, und die Geschichte wird zum Kapital statt zum Ballast.

Diesen Fall haben wir in einer Konzeptstudie durchgespielt. Möller & McGuire ist eine fiktive Kölner Zahnarztpraxis in dritter Generation, gegründet 1974. Statt die alte Hippy-Tapete zu überpinseln, legen wir sie wieder frei: Das Erscheinungsbild greift die Farben und Formen der 70er-Jahre auf und macht 50 Jahre Praxisgeschichte sichtbar, ohne angestaubt zu wirken.

Das ist ein Extremfall, aber der Gedanke lässt sich auf jede Übernahme übertragen. Fast jede Praxis hat etwas, worauf sie stolz sein kann. Ihre Aufgabe ist es, dieses Stück zu finden und mitzunehmen.

Die Reihenfolge

Vor der Übergabe klären Sie die Grundlagen: Google-Profil, Domain und Telefonnummer, die Abrechnung laufender Fälle, die schriftliche Information an das Team. Ideal ist ein Termin, bei dem der Vorgänger Sie den Patienten persönlich vorstellt. Eine Empfehlung von jemandem, dem man seit Jahren vertraut, wiegt mehr als jeder Brief.

In den ersten Monaten hören Sie zu. Sie beobachten Abläufe, sprechen mit dem Team, führen erste Änderungen dort ein, wo sie das Team spürbar entlasten, und lernen die Familien kennen.

Danach machen Sie Ihre Handschrift sichtbar: im Erscheinungsbild, auf der Website, im Wartezimmer und in den Abläufen. Ein neuer Auftritt kann in dieser Zeit schon im Hintergrund entstehen, damit er bereitsteht, sobald das Vertrauen trägt.

Vier Fragen für die Zeit nach der Übernahme

Diese Fragen eignen sich gut für eine der ersten Teambesprechungen:

1. Woran machen unsere Patienten fest, dass sie hier richtig sind? Das gehört zu dem, was bleiben sollte.
2. Welche Abläufe funktionieren, ohne dass jemand erklären kann, warum? Dahinter steckt oft Erfahrung, die sich zu verstehen lohnt, bevor man sie ändert.
3. Was würde das Team als Erstes ändern, wenn es dürfte? Die Antwort überrascht häufig, denn auch eingespielte Teams wünschen sich Veränderung, nur nicht von oben herab.
4. Welches Stück aus der Geschichte dieser Praxis nehmen wir mit? Ein Name, eine Farbe, ein Ritual. Etwas, das zeigt, dass Sie die Praxis weiterführen und nicht ersetzen.

Was das konkret bedeutet

Eine Übernahme verändert den Auftritt und das Innenleben einer Praxis gleichzeitig. Genau deshalb arbeiten wir zu zweit. Jonas entwickelt Marke, Website und Sichtbarkeit so, dass Ihre Handschrift sichtbar wird, ohne dass Bewertungen, Rankings oder Wiedererkennung verloren gehen. Kristina kennt die andere Seite aus eigener Erfahrung: Abläufe, Team und Abrechnung, bis hin zu den laufenden Fällen, die Sie vom Vorgänger übernehmen.

Wenn Sie eine Übernahme planen oder gerade mittendrin stecken, sprechen Sie uns an. Gemeinsam sortieren wir, was bleiben darf und was weg muss.

Quellen

• Was die Niederlassung heute kostet, zm online, zum InvestMonitor Zahnarztpraxis 2024 von IDZ und apoBank
• Praxisabgabe: Der Betriebsübergang, altes Personal, neuer Chef, ZWP online, zu § 613a BGB
• Bestandspraxis neu gedacht, neu gemacht, ZWP online
• Wir sind immer noch wir, zm online
• Praxisübergabe mit Supervision, zm online